Datum | 16.02.2016
Das Bankenumfeld sieht sich weiterhin mit umfassenden Regulierungszwängen der Aufsicht konfrontiert. MIFID II oder auch AnaCredit sind hier beispielhaft zu nennen. Alle Änderungen haben eines gemeinsam: Sie verursachen enorme Veränderungen in den Instituten, die vielfach bis zum einzelnen Sachbearbeiter durchschlagen. Die eingesetzten Software-Systeme können systemseitig meistens nicht mit den Anforderungen der Aufsicht Schritt halten. Anpassungen in manuellen oder Office gestützten Prozessen erfordern eine hohe Konzentration und Konsequenz in der Umsetzung durch jeden einzelnen Mitarbeiter. Welchen unterstützenden Beitrag kann die Textverarbeitung in diesem Kontext leisten?
Die Arbeit mit Textverarbeitungsprogrammen ist oft wenig standardisiert und birgt viele Fehlerpotentiale. Standardanwendungen oder gar Freeware-Lösungen gibt es zuhauf. Doch welchen über die eigentliche Textverarbeitung hinausgehenden Nutzen können diese aufweisen? Gerade in einer Epoche der „Regulierungswut“ haben diese Anwendungen ein hohes Chancenpotential für den Anwender - sofern Change-Prozesse unternehmensweit gesteuert werden.
Hierzu kann beispielhaft auf Microsoft Office verwiesen werden: „1.760 Stunden arbeitet im Schnitt ein Mitarbeiter pro Jahr. 1.267 Stunden arbeitet ein Mitarbeiter pro Jahr mit Office-Software. 443 Stunden lassen sich bei der Arbeit mit Office automatisieren. Das entspricht einem Produktivitätsgewinn von 25 Prozent.“ (Quelle 1, Office Studie 2014, Made in Office GmbH)
Eine Automatisierung muss jedoch auf Einzelebene des Microsoft Office-Produktes erfolgen. Hier stehen dem Office Nutzer sehr umfangreiche Individualisierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Ferner bestehen Sicherheitsrisiken und Fehlerpotentiale. Auch die Ablehnung der Verwendung von Makros durch die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) zeigt die große Skepsis gegenüber diesen Produkten. Zusammenfassend kann hier Microsoft Word als Beispiel herangezogen werden. Alleine Überlegungen zur richtigen Schriftart oder einem angemessenem Layout sind Zeitfaktoren, die im Rahmen einer Standardisierung verbessert werden können. Auch die schleichende Ersetzung von Word durch PDF ist an dieser Stelle nur ein Schritt in die richtige Richtung. Die Befüllung von PDF Formularen führt immerhin zu einer ersten Reduktion der Komplexität für den Einzelnen. Doch an dieser Stelle ist es nur schwer möglich auch externe Informationen in das Formular mit einfließen zu lassen. Microsoft Office oder PDF Anwendungen bieten ferner keinen Gestaltungsspielraum im Bereich der Organisation von Arbeitsabläufen, da Elemente zur Workflowsteuerung fehlen.
Doch gerade im Kontext der Regulierung sind diese Punkte zwingend erforderlich, um schlanke und saubere Prozesse zu gewährleisten. Ziel muss es daher wie schon beschrieben sein, die Komplexität für den Einzelnen auf ein Minimum zu reduzieren.
Ein Instrument, um diese Punkte in Einklang zu bringen ist zum Beispiel EffCom Textation: Es bietet schon auf den ersten Blick mehr als Textverarbeitung im eigentlichen Sinne.
Produktbeschreibung
EffCom Textation ist eine datenbankbasierende und workflowgesteuerte Anwendung zur Erstellung rechtssicherer Dokumente unter Mithilfe von (kundenspezifischen) Metadaten.
Eine hinterlegte Datenbank ermöglicht die unabhängige Betrachtung von Inhalt und Layout. Hierbei ist jeder Absatz eines Dokumentes als einzelner Inhalt hinterlegt. Das Layout ist vollständig vom Text getrennt und wird im Zeitpunkt der Dokumentennutzung über den Text gelegt. Änderungen an Briefköpfen oder Basisdokumenten können erfolgen, ohne dass sich der zugehörige Inhalt verändert. Die Corporate Identity wird gewahrt, da der Anwender zwingend das vorgegebene Layout verwenden muss. Dies wird durch den EffCom Designer ermöglicht, in welchem alle gewünschten Dokumententypen mit unterschiedlichem Layout vordefiniert werden können.
Ebenfalls ist es möglich, individuelle Workflows für Freigabeprozesse oder den automatischen Versand von Dokumenten zu erstellen. Hierfür kann das Vier-Augen-Prinzip über das Berechtigungskonzept berücksichtigt werden. Über ein Dashboard mit integrierter Terminüberwachungsliste sind alle relevanten Aufgaben für jeden betroffenen Systemnutzer sichtbar.
Für die Erstellung der Dokumente und die Schaffung von Automatismen kann auf vorgefertigte Metadaten zurückgegriffen werden. Hier können Stammdaten wie zum Beispiel: Benutzer, Benutzergruppen und verschiedene Datumsangaben sinnvoll eingebaut werden. Um frei zu definierende kundenspezifische Metadaten ergänzt, eröffnet sich ein breiter Anwendungsbereich.
Über einen Web-Client ist es dem Management möglich, Änderungen an Dokumenten zu beauftragen oder Freigaben zu veranlassen.
Im Bereich der Dokumentensicherheit verfügt Textation über eine elektronische Akte. Alle Änderungen am Dokument, Workflow-Aktionen und versendete Dokumente können hier nachvollzogen werden. Compliance Aspekte werden berücksichtigt und über einen Audit-Trail wird eine revisionssichere Archivierung gewährleistet.
Ein Migrationstool bearbeitet bestehende Dokumente und gestattet einen Einzel- oder Sammelimport.
Anwendungsbereiche
Für die Erschließung von Anwendungsbereichen kann exemplarisch die Verordnung zu MIFID II (Markets in Financial Instruments Directive) angeführt werden.
In der Ausführung zu den Gründen der Verordnung heißt es in Nr. 48: „Da die Ziele dieser Verordnung, nämlich die Aufstellung einheitlicher Bedingungen für Finanzinstrumente bezüglich der Offenlegung von Handelsdaten, der Meldung von Geschäften an die zuständigen Behörden, den Derivate- und Aktienhandel an organisierten Handelsplätzen, den diskriminierungsfreien Zugang zu zentralen Gegenparteien, Handelsplätzen und Informationen zu Referenzwerten …“. (Quelle 2, Verordnung [EU] Nr. 600/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 15. Mai 2014 über Märkte für Finanzinstrumente und zur Änderung der Verordnung [EU] Nr. 648/2012)
Die aufgeführten Kernelemente erlauben eine automatisierte und standardisierte Erzeugung von Zieldokumenten, die nachfolgend über einen Workflow ausgeführt und versendet werden.
Auch das Rundschreiben der BaFin zu den MaRisk Anforderungen bietet ein weites Spektrum an Anwendungsmöglichkeiten. So heißt es zum Beispiel in den Punkten BTO 1.2 Nr. 9 bis 12: „Abhängig von Art, Umfang, Komplexität und Risikogehalt des Kreditengagements erfordert eine Kreditentscheidung zwei zustimmende Voten der Bereiche Markt und Marktfolge.“ (Quelle 3, MaRisk Rundschreiben der BaFin)
Dieses elementare Vier-Augen-Prinzip lässt sich idealerweise durch einen einfachen Workflow abbilden und kann mit EffCom Textation revisionssicher archiviert werden. Auch Anforderungen zu BCBS 239 können umgesetzt werden. Die zentrale Ablage aller Dokumente in einer Datenbank dürfte jeden Prüfer der Aufsicht begeistern.
Auch Anwendungsbereiche abseits des Bankenumfeldes sind denkbar. Im Forderungsmanagement kann mithilfe eines angeschlossenen CRM Systems ein automatisierter Versand von Mahnschreiben über einen Workflow erfolgen. In Rechtsabteilungen können Freigabeprozesse definiert und Beschlussfassungen ermöglicht werden.
Selbst im Bereich des unternehmensinternen Knowledge-Managements können Mehrwerte erzielt werden. Für Beckmann & Partner bietet sich zum Beispiel die Chance, sowohl bei der Erstellung von Fachkonzepten als auch bei personenübergreifender Nutzung von Dokumenten Fehler zu vermeiden.
Die Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten spiegelt die Flexibilität des Produktes EffCom Textation wieder. Der Fokus der Anwendung und ihr größter Nutzen liegen im Bankenumfeld. Die hohe Funktionsvielfalt von Textation ist aber auch für Beckmann & Partner von Vorteil. Ein Herunterbrechen auf eine bedarfsgerechte Anwendbarkeit ist jedoch sinnvoll.
Fragestellungen, mit denen sich potentielle Anwender auseinander setzen sollten, sind die Anzahl der Schreiben, die Menge des Textinhaltes und der Änderungszyklus der Dokumente. Je höher diese Komponenten ausfallen, desto eher erscheint es sinnvoll sich mit der Automatisierung der Textverarbeitung zu beschäftigen. Beispielsweise konnten die Union Investment und die Société Générale diese Fragestellungen positiv für sich beantworten und haben sich folglich für die Anwendung EffCom Textation entschieden.
Autor:
Pascal Meißner
Bankfachberater
Ansprechpartner:
Matthias Wieking
Quellenangaben:
1) Office Studie 2014, Made in Office GmbH: http://www.made-in-office.com/de/beratung/office-studie/
2) VERORDNUNG (EU) Nr. 600/2014 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 15. Mai 2014 über Märkte für Finanzinstrumente und zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 648/2012: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014R0600&from=DE
3) MaRisk Rundschreiben der BaFin: https://www.bafin.de/SharedDocs/Veroeffentlichungen/DE/Rundschreiben/rs_1210_marisk_ba.html
Mehr über EffCom Textation:
http://www.textation.de/home/
http://www.effcom.de/produkte/effcom-textation/
