Archivierung ePost 2.1
Einführung der zentralen Archivierung und des ersetzenden Scannens
- Projektkennung: P22-0440-74748
- Bankart: Landesbank
- Branche: Kreditwesen
- Einsatzdauer: 5 Monate
- Startjahr: 2023
- Status: abgeschlossen
Mit der Implementierung der neuen Version der elektronischen Post (ePost 2.0) werden wichtige Voraussetzungen für eine zentrale Archivierung und das ersetzende Scannen geschaffen. Innerhalb der Bank werden physische Poststücke nun nur noch ausgeliefert, wenn es einen zwingenden Grund gibt. Andernfalls bleibt das physische Poststück in der Poststelle zur Weiterverarbeitung. In den Fachbereichen wird, sofern möglich, ausschließlich mit dem Digitalisat gearbeitet. Die Weiterverarbeitung in der Poststelle folgt zwei grundsätzlichen Wegen: Entweder wird das Dokument ins Langzeitarchiv überführt, wenn das Original bewahrt werden muss, oder es wird nach dem ersetzenden Scannen vernichtet. Das ersetzende Scannen bezeichnet den Prozess, bei dem Geschäftsdokumente eingescannt, digital erfasst und gespeichert werden, woraufhin das Originaldokument vernichtet werden kann. Diese Vorgehensweise reduziert die Anzahl der physischen Dokumente, die ausgetragen und archiviert werden müssen und führt somit zu einer Entlastung des Personals sowie zu einer Reduzierung der Archivierungskosten.
- Tätigkeitsbereich: Bankprozesse
- Themen: Dokumentenmanagement
- Themenbeschreibung: Eine hochwertige, zentrale Archivierung und ersetzendes Scannen, verlangt eine enge Abstimmung sowohl mit dem externen Archivar als auch mit dem elektronischen Archiv, um eine nahtlose Integration der IT-Systeme und der entsprechenden Prozesse zu gewährleisten. Darüber hinaus ist die sorgfältige Modellierung und Implementierung der neuen Prozesse entscheidend, um potenzielle Datenverluste durch Fehler zu vermeiden. Eine besondere Herausforderung entsteht durch den disruptiven Charakter des neuen Verfahrens, welches sich fundamental von den existierenden Prozessen abhebt. Da der Prozess eine konzernweite stark verbreitet ist, sind zahlreiche Abteilungen und Mitarbeiter innerhalb der Bank davon betroffen.
- Rollen: Solution Architekt, Projektleiter
- Kernaufgaben: Technische Konzeption, Projektmanagement
- Aufgabenbeschreibung: Währen der Projektlaufzeit übernimmt der Mitarbeiter sowohl die Rolle des Solution Architect als auch die des Projektmanagers. In seiner Funktion als Projektleiter bestehen seine Hauptaufgaben in der Beschaffung des Budgets, dem Messen und der Dokumentation des Projektfortschritts sowie die Koordination der Stakeholder. In seiner Rolle als Solution Architect leitet er das agile Entwicklungsteam, modelliert die Prozesse und priorisierte die Aufgaben. Die Herausforderung besteht dabei in der Genauigkeit der Prozessgestaltung, wobei auf viele Details sehr genau geachtet werden muss. Zudem ist eine einwandfreie Kommunikation mit den anderen Systemen essenziell.
- Kerntechniken: Camunda
- Weitere Techniken: Docker, Azure DevOps, Confluence, Spring Boot, TensorFlow, Xray, Flyway, GitHub, Java, JIRA, Microsoft Office, React.js, RESTful Web Services
